解决方案

多媒体会议预订管理系统

一、项目概述

目前用户一共有XX间会议室，需要做会议预定管理系统,希望实现以下功能：

1. 每个会议室门口有显示屏。可以显示会议室当天的会议进程。
2. 会议室门口的显示屏支持现场预定。
3. 系统需要有会议申请预定，审批功能。
4. 系统支持短信邮件通知与会人员参与会议功能。
5. 系统支持紧急退订功能
6. 系统支持会议签到功能。
7. 系统可根据使用部门或者会议室进行统计，并导出统计结果（EXCEL格式）

二、系统简介

我们的会议预订管理系统系统采用B/S 体系结构。操作简单方便，实现了会议室资源基础信息管理，实时查询各会议室的使用状态，达到了会议室资源管理高度信息化。

会议管理系统和信息发布系统完美结合，可以通过信息发布平台，实时动态的将会议室预定信息，传递到每个会议室门口显示屏上，管理界面融合一体，只需登陆即可实现2套系统的综合管理。

系统同时支持WINDOWS/LINUX跨平台操作，并提供WINDOWS/LINUX2个版本的服务器，信息发布系统同时兼容C/S和B/S 2种架构。PHP环境支持高效内存管理机制，带来更高效的内存和使用率以及更快的运行速度。

会议管理系统使用了php语言开发的B/S系统，数据库采用MYSQL SERVER，具有优良的可移植性、通用性、易用性及高可维护性。由于技术架构灵活，使得系统可以在满足会议系统要求的同时，实现与其他的在用的业务系统实现信息对接。

三、基本功能

3.1会议流程

• 会议申请
  系统采用B/S架构，PHP网页技术，所有有权限的人员都可以在线申请会议
• 会议审核
  系统支持自动审批和人工审批，可根据会议室的实际情况设定每间会议室是否需要人工审批，自动审批采用优先申请原则
• 会议发布
  系统对于已经审批通过的会议，自动通过电子邮件、短信等方式通知与会人员并同时推送到会议室门牌显示屏上。
• 会议显示及对第三方设备的联控
  会议室门口显示屏会自动和服务器同步会议信息，实时获取会议进程，也可通过灯光状态显示会议状态同时可以和第三方设备（如门禁、中控）实现自动控制。

3.2功能介绍

• 会议状态色块显示
  会议预定界面根据不同的预定结果显示不同的颜色区分，用户在预定过程中一目了然。比如，绿色显示为已经审批通过的会议，蓝色为未审批的会议等。
• 会议月视图显示
  通过月视图可直观的显示当月的会议预订情况，每天有多少会议，错开会议高峰，合理安排时间。申请人可以点击日期直接进入查看当天会议信息或预订当天会议。
• 会议TIP显示
  用鼠标移动到会议界面有会议的区域，可以即时显示该会议的申请人、会议主题、所在部门、联系电话等信息。以便其他申请人查看。
• 会议室可视化预定
  每个会议室可提供一张会议室照片，通过相片可查看会议室的使用环境。
• 模块化权限管理
  会议管理系统的用户控制由：角色、权限、用户、用户组4个部分组成。角色对应权限，用户对应用户组，用户组对应角色， 无论用户如何变换，都不会造成权限控制的混乱，使得用户权限管理做到安心、放心。
• 循环预订会议
  可根据实际使用需求，按日循环、周循环、月循环等方式预订会议室，比如周末培训会议、月末财务会议等。提供时间冲突检测机制。
• 私密会议室
  会议预定系统可指定某个会议室为私密会议室，该会议室只对指定的部门开放。其他人员无法预订。
• 会议室资源管理
  会议室资源分为内有资源和额外资源。内有资源是该会议室已有资源和一些固定设备。比如投影仪，电子白板等，额外资源是会议中需要使用到得资源，比如饮料、记事本、鲜花等等。预订过程中可以及时了解到这些信息。
• 支持短信、邮件通知
  会议管理系统与移动技术充分结合，实现了一旦会议确认召开，就会提前向与会人员进行短信和邮件通知，以免造成缺席、迟到等现象，进而可以有效的提高会议的执行效率。
• 会议提前30分钟提醒功能
  即将召开的会议，系统会提前30分钟提醒与会人员按时参加会议。提供邮件提醒和短信提醒功能。
• 会议自动审批/人工审批功能
  可根据实际使用需求，取消审批功能或者打开审批功能，取消审批功能的情况下，每个会议发起人发起会议后直接通知与会人员，无须审批，比较适合企业用户。打开审批的功能适合国企或政府用户。
• 分区审批功能
  可以根据用户需求，对每个审批员分配不同的会议室进行审批管理，对于大型企业及各地有分公司的企业比较适用。
• 会议室单独审批功能
  可以根据用户需求，对每个会议室进行单独设置，设置每个会议室可以带审批也可以不需要审批。
• 紧急退订功能
  对于已经审批通过的会议，如果该会议室有其他紧急安排，或者与会人员无法参加的情况下，管理员可以通过会议退订功能（需要输入退订理由），会议申请者可以重新编辑该申请订单，修改后在提交，退订的颜色显示为红色用于区分。
• 申请取消会议功能
  已经审批通过的会议，如果因为会议申请者有其他安排或者特殊原因，可以提前向管理员申请取消会议。管理员在收到取消申请后，可根据实际情况取消原有会议。
• 会议反馈功能
  对已经结束的会议，申请人可以提交在本次会议中，遇到的一些问题（如硬件问题），填写相关的反馈意见，并将意见发送给管理员。
• 会议纪要功能
  召开完成的会议，申请人可以提交会议总结报告，并上传会议中使用到的文档资料，以邮件的方式发送给与会人员。
• 会议信息统计
  会议预定系统可根据使用部门或者会议室进行统计，并导出统计结果。
• 会议计费功能
  会议预定系统可根据申请会议时，提供的额外资源，在会议结束后，对所使用的额外资源进行计费统计（导出EXCEL）,该功能主要面向出租型会议室。
• 会议室自动定位功能
  在申请会议的时候，会议室数量很多时，有时会面临查找会议室困难的问题，我们的系统支持，根据部门所在的位置，自动定位您当前所在楼层的会议室，显示出当前楼层的会议室。
• 支持多系统人员信息导入
  支持AD域用户信息导入
  支持门禁系统用户信息导入（中控门禁）
  支持指纹系统用户信息导入（中控指纹）

四、系统优势